Hoạt động quản lý dự án Venus Luxury quận 5

Theo lý thuyết, quản lý dự án căn hộ gồm có 5 quy trình cơ bản: quản lý và chăm sóc khách hàng, marketing, an ninh, vệ sinh, quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật

Trong thực tế tại căn hộ Venus Luxury, các quy trình này được vận hành một cách đồng bộ, đầy đủ và chuyên nghiệp. Việc quản lý và chăm sóc khách hàng ở nơi đây được chú trọng đào tạo một cách bày bản và có quy trình cụ thể; hơn thế nữa, thái độ của nhân viên chăm sóc khách hàng rất nhẹ nhàng, vui vẻ và chú ý lắng nghe các phản hồi từ cư dân. Chính điều đó là một điểm cộng lớn cho thái độ phục vụ của dự án Venus Luxury.

Ngoài ra, công tác marketing cho căn hộ được đẩy mạnh. Do căn hộ Venus Luxury không chỉ có căn hộ mà còn có trung tâm thương mại và văn phòng cho thuê. Chính vì điều đó, đơn vị quản lý tòa nhà  luôn chú trọng đẩy mạnh thương hiệu và hình ảnh của dự án Venus Luxury đến với cư dân nơi đây, cộng đồng xã hội, cũng như các doanh nghiệp taị thành phố Hồ Chí Minh.

Kết quả là, ngân hàng Vietcombank đã chọn căn hộ Venus Luxury để đặt trụ sở chi nhánh Nam Sài Gòn; ngoài ra Ngân hàng Vietinbank và Công ty Chứng khoán Vietinbank cũng chọn căn hộ Venus Luxury là địa điểm lý tưởng để đặt chi nhánh của mình… không chỉ có thế, một hệ thống các cửa hàng tiện lợi như B’s Mart, Family Mart,.. cũng như cửa hàng thức ăn nhanh, trung tâm mua sắm, Gym, Spa… cũng chọn Venus Luxury là địa điểm lý tưởng để mở rộng và phát triển. Mặc dù mới đưa vào hoạt động  nhưng đến nay căn đã dần là một trung tâm tài chính, trung tâm mua sắm, dịch vụ… ở khu vực đông Sài Gòn.

Dự án căn hộ Venus Luxury quận 5
Dự án căn hộ Venus Luxury quận 5

Cơ cấu nhân sự của ban quản lý dự án Venus Luxury

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức nhân sự của ban quản lý tòa nhà dự án Venus Luxury tương đối hoàn thiện, tuy nhiên vẫn còn vài điểm hạn chế. Trong cơ cấu tổ chức quản lý của tòa nhà quá tách bạch và có nhiều bộ phận không thật sự cần thiết ( ví dụ: Giám sát kỹ thuật 2 vị trí và 1 vị trí Thư ký kỹ thuật. Chỉ cần 2 giám sát kỹ thuật là đủ vì 2 giám sát có thể kiêm nhiệm công việc của thư ký kỹ thuật để báo cáo tình hình lên cấp trên. Hay số lượng giám sát dịch vụ có 5 vị trí, nên tiết giảm chỉ 2 -3 vị trí là thích hợp).

Ngoài ra, cơ cấu nhân sự trong ban quản lý khá nhiều người trong khi lượng công việc lại chưa thực sự nhiều đôi lúc dẫn đến tình trạng thừa nguồn nhân lực, điều này làm cho chưa phát huy hết khả năng chuyên môn của  nhân viên, hiệu suất công việc chưa cao và tốn thêm phí lương chi trả.

Tình hình hoạt động của các bộ phận tại dự án Venus Luxury

Bộ phận hành chính

Giám đốc quản lý tòa nhà Venus Luxury: Giám đốc tòa nhà phân công công việc, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận một cách rất rõ ràng, chặt chẽ, tạo được sự vận hành xuyên suốt và hoạt động hiệu quả trong việc quản lý. Thái độ làm việc và tác phong chuyên nghiệp, luôn hỗ trợ, chỉ dẫn tận tình cho các nhân viên thực thi nhiệm vụ. Tính cách thân thiện với nhân viên trong ban quản lý cũng như với các bộ phận khác như bộ phận an ninh, kỹ thuật, vệ sinh…nên tạo được sự tín nhiệm và đoàn kết trong nội bộ ban quản lý.

Thư ký quản lý dự án căn hộ chung cư Venus Luxury

Thư ký tòa nhà hỗ trợ đắc lực cho Giám đốc trong việc truyền đạt các thông báo, sắp xếp công việc cho các bộ phận sao cho hợp lý nhất, đôn đốc các bộ phận hoàn thành, bàn giao công việc đúng hạn và thay mặt Giám đốc giải quyết một số thắc mắc, khiếu nại của cư dân tại dự án Venus Luxury.

Nhân viên hành chính – nhân sự

  • Thái độ làm việc rất chuyên nghiệp, niềm nở.
  • Hoàn thành tốt nhiệm vụ trong việc sắp xếp, quản lý hồ sơ nhân viên cũng như khách hàng.
  • Hơn nữa, việc phát giấy thông báo tính các chi phí như điện, nước.. đến cư dân luôn được thực hiện đầy đủ, đúng hạn và chưa từng có bất kỳ phản ánh nào của cư dân sống tại dự án Venus Luxury về việc chậm trễ của ban quản lý.

Nhân viên kế toán

  • Có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, thực hiện các báo cáo thu, chi các khoản phí quản lý, sửa chữa, bảo trì…rõ ràng
  • Tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng, nhất là việc trình bày cụ thể, rõ ràng
  • Tuy nhiên, phong thái làm việc của nhân viên kế toán hơi cứng nhắc, khó gần.

Nhân viên lễ tân

Đây được gọi là bộ mặt của ban quản lý tòa nhà. Các nhân viên này  thường xuyên tiếp xúc với khách hàng từ khâu tiếp đón, hướng dẫn đến việc tư vấn, giải đáp cho khách. Vì vậy thái độ làm việc của các nhân viên rất được chú trọng đào tạo và giám sát tường xuyên, nó không chỉ thể hiện bộ mặt của cả ban quản lý mà còn là uy tín, thương hiệu của cả dự án Venus Luxury. Nên vị trí này được tuyển chọn gắt gao về các kỹ năng mềm, giải quyết tình huống và cả ngoại hình. Theo tiếp xúc và tìm hiểu thì các nhân viên lễ tân – chăm sóc khách hàng nơi đây có ngoại hình ưa nhìn, thái độ luôn tươi cười, niềm nở, dễ gần, nói năng nhẹ nhàng, tư vấn cho khách hàng khá nhiệt tình.

Tuy nhiên, một vài cư dân nơi đây thì tỏ vẻ khó chịu, không hài lòng về cách làm việc chậm trễ của ban quản lý, nhất là các nhân viên lễ tân về vấn đề khách đến thăm các hộ dân sống nơi đây. Do quy trình ra vào nghiêm ngặt nên một vài hộ dân đã quên không thông báo cho nhân viên lễ tân về vấn đề có khách đến thăm, vì vậy nhân viên lễ tân đã không cho khách lên và yêu cầu hộ dân xuống quầy lễ tân để xác nhận.

Công tác chăm sóc khách hàng dự án Venus Luxury

Công tác quản lý và chăm sóc khách hàng của ban quản lý tương đối khá tốt. Hồ sơ khách hàng bao gồm đầy đủ các thông tin để theo dõi tình trạng của khách hàng rất chi tiết từ tên tuổi của chủ hộ, ngày sinh, số nhân khẩu, tình trạng hôn nhân, nghề nghiệp… Những thông tin này rất có ích cho ban quản lý tòa nhà để phục vụ khách hàng tốt nhất có thể: Gửi thiệp chúc mừng sinh nhật hay chúc mừng năm mới đến từng cá nhân, hộ gia đình nhằm tạo sự thân thiện hơn với khách hàng.

Ban quản lý dự án Venus Luxury luôn khuyến khích khách hàng gửi ý kiến đóng góp vào hộp thư góp ý để đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng hàng tháng nhằm đảm bảo chất lượng hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng. Đây là hành động rất thiết thực và được nhiều người sử dụng vì viết thư sẽ dễ dàng trình bày ý kiến và tế nhị, rõ ràng hơn.

Quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại khách hàng của ban quản lý dự án Venus Luxury khá phù hợp so với thực tế.  Đi từ xác nhận thông tin đến phân tích rồi lên phương án thực hiện và tất nhiên là không thể thiếu sự phản hồi tới khách hàng và ngược lại. Tuy nhiên, một số người dân vẫn còn bức xúc, chưa hài lòng về cách giải quyết vấn đề chậm trễ của ban quản lý, về vấn đề  cung cấp thêm thẻ từ để di chuyển thang máy.

Việc phân bố số lượng và nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ tại các vị trí trong dự án Venus Luxury

Việc phân bổ số lượng và nhiệm vụ của bảo vệ đối với từng vị trí trong dự án Venus Luxury chưa thật sự hợp lý vì có quá nhiều bảo vệ ở khu vực phía trước tòa nhà, nhận nhiệm vụ điều phối xe ra vào và kiểm soát, cách khoảng 100 m là 1 bảo vệ. Cảm thấy số lượng bảo vệ khá nhiều. Trong khi camera vẫn đang hoạt động điều đó chưa phát huy hết khả năng và công suất làm việc. Tuy nhiên, các bảo vệ của từng vị trí hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và phối hợp tốt với các vị trí khác trong những trường hợp cần thiết hay những tình huống xảy ra sự cố trong tòa nhà.

Có thể nói, Bộ phận an ninh của chung cư Venus Luxury làm việc rất nghiêm túc. Ban quản lý lập sổ theo dõi nhân viên của bộ phận này (tên tuổi, vị trí, ca trực,…); thiết lập quy trình làm việc, kiểm soát hàng hóa và khách hàng ra/vào tòa nhà, quy trình PCCC, xử lý các trường hợp khẩn cấp cho nhân viên an ninh tòa nhà.

Quy trình kiểm soát khách hàng ra vào dự án Venus Luxury

Việc ra vào dự án Venus Luxury đều được kiểm soát bởi các nhân viên bảo vệ và các camera hệ thống. Hệ thống camera quan sát được bố trí ở các lối vào, mỗi thang máy ở  từng tòa nhà trong các tòa tháp vì thế việc kiểm soát các khách hàng ra vào tòa nhà, nhất là trong đại sảnh được dễ dàng hơn. Vì thế vẫn chưa có sự cố mất tài sản nào xảy ra trong tòa nhà có thể thấy hệ thống kiểm soát an ninh của tòa nhà  thực sự chặt chẽ và hiệu quả.

Quy trình kiểm soát hàng hóa ra vào dự án Venus Luxury

Hiện tại, hoạt động kiểm soát hàng hóa ra vào tòa nhà được triển khai khá tốt. Các hàng hóa được đem vào hay ra khỏi tòa nhà đều được bảo vệ kiểm tra chặt chẽ và thông báo với khách hàng, chủ căn hộ nên không xảy ra tình trạng bị mất tài sản của tòa nhà.

Quản lý bãi giữ xe dự án Venus Luxury

Hệ thống bãi xe thông minh được lắp đặt tại bãi giữ xe giúp cho việc kiểm tra các xe ra vào bãi xe nhanh chóng và chính xác hơn, các nhân viên bảo vệ cũng không phải ghi phiếu giữ xe và kiểm tra phiếu như khi còn áp dụng thẻ xe ghi tay.

Không xảy ra tình trạng kẹt xa vào các giờ cao điểm do lối vào bãi xe rộng và có 2 làn dường cho phép 2 xe vào một lúc.

Bãi xe của dự án Venus Luxury được trang bị camera theo dõi nên thuận tiện cho bộ phận bảo vệ cũng như ban quản lý trong tình huống xảy ra sự cố mất xe của khách hàng.

Tại trạm kiểm tra thẻ xe được trang bị thanh chắn để dừng các xe lưu thông trong khi bảo vệ đang kiểm tra thẻ từ của khách hàng, nên có thể quan sát khách hàng và kịp thời ngăn chặn nếu thấy dấu hiệu bất thường.

Do bãi giữ xe của dự án Venus Luxury quận 5 khá lớn với 2 tầng hầm và lượng xe hiện tại khá nhiều nên các bảo vệ giữ xe gặp nhiều khó khăn trong việc hướng dẫn, tuần tra và sắp xếp xe cho khách hàng.

Bảo vệ tuần tra dự án Venus Luxury

Bảo vệ làm nhiệm vụ tuần tra các vị trí trong toàn bộ dự án sau khi kiểm tra phải điền đầy đủ thông tin vào Sổ theo dõi tạo thuận lợi cho ban quản lý trong việc kiểm tra hoạt động tuần tra tại từng vị trí.

Bảo vệ tuần tra thực hiện khá tốt trong việc kiểm tra và quản lý các hệ thống PCCC của tòa nhà, phát hiện kịp thời các sự cố xảy ra, phối hợp tốt với bộ phân kỹ thuật và ban quản lý trong việc giải quyết các sự cố cháy nổ.

Ban quản lý khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên tuần tra dự án Venus Luxury vì không biết nhân viên có gian dối trong lúc làm việc hay không: đi tuần tra chỉ 1 lượt đầu rồi ghi vào sổ cả những lượt sau.

Quy trình phòng cháy chữa cháy tại dự án Venus Luxury

Hệ thống và các thiết bị PCCC đều được trang bị đầy đủ ở mỗi tầng của dự án Ngoài ra, ban quản lý còn dán các quy định và bảng hướng dẫn người dân khi có sự cố cháy nổ xảy ra ở sảnh trước và hành lang mỗi tầng để tất cả người dân đều dễ dàng nhìn thấy. Công tác PCCC ở tòa nhà Venus Luxury được thực hiện rất tốt, vì thế chưa từng xảy ra sự việc đáng tiếc nào. Tuy nhiên, không vì vậy mà lơ là công tác PCCC, ban quản lý vẫn thường xuyên tổ chức các khóa huấn luyện, diễn tập PCCC cho các nhân viên an ninh cũng như việc khuyến khích các cư dân phối hợp thực hiện va tìm hiểu để tự ứng cứu bản thân.

Bộ phận kỹ thuật dự án dự án Venus Luxury

  • Các nhân viên thực hiện công việc đúng kế hoạch, đi làm đúng giờ.
  • Hiện tại bộ phận kỹ thuật bao gồm 1 kỹ sư 1 trợ lý, 2 giám sát kỹ thuật, 1 thư ký kỹ thuật và 9 nhân viên kỹ thuật, tình hình hệ thống kỹ thuật hiện tại của tòa nhà khá ổn và các nhân viên kỹ thuật chia thành 2 ca làm nên công việc của các nhân viên khá nhàn nhã, đôi khi không có việc để làm.
  • Nhìn chung, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà chung cư Venus Luxury(như hệ thống điện, nước, PCCC, thoát hiểm…) khá an toàn và ổn định.

Bộ phận vệ sinh dự án Venus Luxury

Các nhân viên vệ sinh làm việc đúng giờ, đúng khu vực được giao. Nhân viên vệ sinh được bố trí khắp mọi khu vực, vì vậy tòa nhà luôn sạch sẽ, không 1 mẫu giấy vụn. Các cư dân và khách thăm căn hộ khá hài lòng về mức độ sạch sẽ của các khu vực toilet công cộng, khu vưc công viên và đường nội bộ vào căn hộ Venus Luxury.

Có thể nói hoạt động quản lý tòa nhà Venus Luxury rất chuyên nghiệp. Hoạt động quản lý các bộ phận trong tòa nhà có thể đảm bảo vần đề an ninh, vệ sinh, cũng như chất lượng phục vụ cho dân cư nơi đây.

0939 368 567 Đăng Ký